Der erste Eindruck zählt. Das gilt nicht nur im Bewerbungsgespräch, sondern auch für den Start in einen neuen Job – und hier kommt es entscheidend darauf an, welchen Eindruck das Unternehmen auf seinen Neuzugang macht. Wie eine Firma neue Mitarbeitende empfängt, welche Informationen sie bekommen und wie sie sich in den ersten Tagen fühlen, hat großen Einfluss darauf, ob sie bleiben – oder ob sie sich innerlich schon wieder verabschieden. Ein strukturiertes, wertschätzendes Onboarding ist deshalb keine Nebensache, sondern ein entscheidender Faktor für Mitarbeiterbindung, Motivation und langfristigen Erfolg. Generell gilt: Nur wer sich willkommen fühlt, hat Lust, wiederzukommen.
Onboarding ist aber nicht nur ein Thema zum Fühlen, sondern schlägt sich auch in Zahlen nieder: Laut der „Talent Onboarding-Studie“ (Haufe, 2023) haben 36 Prozent der Unternehmen bereits erlebt, dass neue Mitarbeitende nach Vertragsunterzeichnung wieder abspringen – sie treten die Stelle gar nicht erst an. Über die Hälfte nennt als Hauptgrund für die frühe Kündigung falsche oder nicht erfüllte Erwartungen. Neben Problemen mit Team und Führungskraft ist hier vor allem ein unprofessionelles Onboarding relevant; mehr als ein Fünftel der frisch Rekrutierten gab an, nicht oder nicht gut abgeholt worden zu sein. Rund 15 Prozent denken deshalb bereits am ersten Arbeitstag über eine Kündigung nach. Bei vielen bleibt es dann auch leider nicht bei dem Gedanken: Die Hälfte aller Beschäftigten beendet ein neues Arbeitsverhältnis innerhalb des ersten Jahres wieder. Diese Frühfluktuation kostet Unternehmen jeder Größe Zeit, Geld und Nerven – und ließe sich eigentlich vermeiden!
Modernes Onboarding für alle Betriebsgrößen
Der größte Irrglaube ist, gutes Onboarding beginne am ersten Arbeitstag. Eigentlich geht es schon deutlich früher los: Wer neuen Mitarbeitenden nicht nur vor, sondern auch nach Vertragsunterzeichnung bis zum tatsächlichen Eintritt ein gutes Gefühl gibt, unterbindet bereits im Vorfeld das Auftauchen von Problemen. Eine kurze persönliche Nachricht, ein Anruf oder eine E-Mail mit ersten Informationen zum Ablauf des ersten Tages, zu Ansprechpartnern oder zu spezifischen Details kann hier schon viel bewirken. Auch kleine Gesten – etwa ein Willkommenspaket, ein Blumenstrauß oder eine Einladung zum Team-Event schon vor dem ersten Arbeitstag – zeigen: Wir freuen uns, dass du kommst. Diese Phase, das sogenannte Preboarding, ist entscheidend, um Vertrauen aufzubauen und die Vorfreude zu stärken. Vor allem aber zeigt das Unternehmen: Wir denken bis zu deinem Eintritt konstant an dich, für uns bist du nicht nur eine Personalakte.
Am ersten Arbeitstag selbst geht es dann vor allem um Struktur und persönliche Begegnung. Wie bestellt und nicht abgeholt im Büro stehen – und niemand aus dem neuen Team hat auf dem Schirm, dass man heute anfängt? Demotivierender geht es kaum. Ein klarer Ablaufplan für den Tag, eine persönliche Begrüßung durch die Führungskraft und das Team sowie ein vorbereiteter Arbeitsplatz zeigen Professionalität und Wertschätzung. Ideal ist, wenn eine feste Bezugsperson – z. B. ein sogenannter Buddy oder Pate – bereitsteht, um durch den Tag zu führen, Fragen zu beantworten und in den ersten Monaten Orientierung zu geben. Auch ein gemeinsames Mittagessen oder ein kurzer Rundgang durchs Büro können den Einstieg deutlich freundlicher gestalten. Am Ende des Tages sollte es ein kurzes Feedback-Gespräch geben: Wie war der Start, gibt es offene Fragen oder Wünsche? So können mögliche Stolpersteine früh erkannt werden.
In den ersten Wochen und Monaten ist vor allem Kontinuität wichtig. Neue Mitarbeitende sollten einen klaren Einarbeitungsplan mit Zielen und Meilensteinen erhalten – so wissen sie, was von Ihnen erwartet wird und wie sie sich entwickeln können. Wichtig: Klar benennen, welche Arbeitsleistung in den ersten Tagen, Wochen, Monaten vom Neuankömmling erwartet wird (Spoiler: meist noch nicht viel) – das beruhigt. Regelmäßige Check-ins mit der Führungskraft helfen, Fortschritte zu besprechen und offene Fragen zu klären. Diese Gespräche sollte die Führungskraft anstoßen, hier reicht kein pauschales „Meine Tür steht immer offen; sag Bescheid, wenn etwas ist“: Gerade als Neuling ist die Hemmschwelle oft groß, von sich aus Schwierigkeiten anzusprechen.
Genauso wichtig ist es, die Unternehmenskultur erlebbar zu machen: Welche Werte sind uns wichtig? Wie treffen wir Entscheidungen? Welche Rituale prägen unser Miteinander? All das trägt dazu bei, dass sich neue Teammitglieder nicht nur fachlich, sondern auch menschlich gut integrieren können. Nach etwa drei bis sechs Monaten lohnt sich ein Onboarding-Review: Wie hat der neue Mitarbeitende den Start erlebt, wie das Team und die Führungskraft?
Was kleine Unternehmen tun können
Gerade kleinere Unternehmen mit kurzen Entscheidungswegen haben beste Voraussetzungen, um einen authentischen, persönlichen Start zu gestalten. Ein häufiger Knackpunkt ist hier vor allem, dass Verantwortlichkeiten nicht klar sind: Wer kümmert sich um die Vorbereitung, wer um den ersten Tag, wer ist danach fortlaufend Ansprechpartner/Pate bei Fragen? In kleinen Unternehmen ohne Personalabteilung ist eine Aufteilung dieser Aufgaben zu empfehlen, um niemanden in seinem Arbeitsalltag zu überlasten. Chef oder Chefin müssen sich dennoch darauf einstellen, in den ersten Wochen Extra-Zeit in Gespräche zu investieren, selbst wenn sie weiter im laufenden Betrieb eingebunden sind.
Eine einfache Checkliste hilft, nichts zu vergessen – von den IT-Zugängen bis zur Vorstellung im Team. Digitale Tools können zusätzlich unterstützen: Eine geteilte Cloud mit wichtigen Dokumenten, ein kurzer Begrüßungsfilm, ein internes FAQ und eine Begrüßungsmappe erleichtern den Einstieg. Zeigt hier gern Charakter: Die Nennung guter Lunch-Spots oder Parkmöglichkeiten in der Umgebung und Infos über das Prozedere bei Krankmeldung, Urlaub und Home Office sind in einer Begrüßungsmappe genauso relevant wie die Anleitung zur Arbeitszeiterfassung oder Datenschutzklauseln. Hier könnt ihr zeigen, dass dem Neuankömmling zugestanden wird, auch ein Mensch zu sein und nicht nur Arbeitnehmer – und hatten wir nicht alle vergleichbare Fragen, als wir mal angefangen haben?
Fazit: Onboarding ist weit mehr als eine organisatorische Pflicht. Es ist die erste echte Erfahrung, die jemand mit einem neuen Arbeitgeber macht – und die bleibt. Wer hier Empathie, Struktur und Aufmerksamkeit zeigt, legt den Grundstein für Motivation, Vertrauen und langfristige Zusammenarbeit. Der Aufwand ist überschaubar, der Effekt ist enorm: aus Unsicherheit wird Verbundenheit, aus einem Job wird eine Perspektive für Jahre oder Jahrzehnte.
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